作業の進捗状況を管理するのは無意味。むしろ育成の妨げ。
若手が育っていない
私の職場は若手育成ができていないという問題を抱えています。もしベテラン勢が退職、異動になってしまったら、チーム全体の業務知識が低下して、現状の業務レベルを維持できなくなります。そのため若手、中堅層の育成が最優先に行っていく必要があります。
なぜ育っていないのだろうか。
一番の原因は若手が責任感をもって仕事を行う業務体制になっていないからだと考えます。若手は「ベテランがいるから、品質はベテランが保ってくれる」「自分には責任はない」という当事者意識が低い思考になっています。
それを促してしまっている原因は毎週の個人進捗会にあります。
作業者（若手）を管理する進捗会はやめる
私の職場では作業者が作成した成果物を確認者がチェックする体制で成果物を作成してお客様に納品しています。
毎週、作業状況を確認する進捗確認会を行っています。そこでは各作業者が個別に作成している作業の進捗状況ファイルを開いて順番に全員を見ていきます。かなり時間もかかっています。この確認はあくまで作業者だけをターゲットにしていて確認者は行いません。
この進捗会のやり方は、まさに「作業者は信じてないけど確認者は信じてる」ということを言ってしまっているようなものです。そして確認が終わったら、いったん作業者だけを返して、確認者だけが残り進捗会の振り返り会議を行っています。
私はこの会議体制を来月からぶち壊します。
今後の進捗確認会はどうする？
進捗会が始まる前までに、作業者の進捗状況ファイルを私がすべてチェックしておきます。私が気になった作業だけをその人に聞くことにします。それ以外はメンバーからの意見がないか問題が発生していないかを確認して、なければ私から必要な全体連絡をして終了にします。
このようにすることで進捗会の時間は短縮されますし、今までの「作業者を管理している感・あからさまに下に見ている感」は無くなると思います。
この変更によって作業者の業務に対する意識が変わることを期待します。
まとめ
どうしても作業者は位が低くと確認者は位が高いという上下関係になってしまいます。でも確認者が見落とすことはありますしミスもします。
この体制の最大の目的は２段階でチェックを行うことで品質を高めることです。そのことを認識してもらいたいです。作業者だから発言力がないとか、責任感が無くていいなんてことはありません。現場のメンバーすべてが業務を行う上で必要な役割があって仕事をしているのです。
いままで当たり前のやり方で続けていた個人進捗会をやり方を変えるということはプラスになるのかマイナスになるのか、今後どうなるのでしょうか…。
現状のままでは変わりませんのでとりあえずやってみようと思います。ベテラン勢が退くタイミングを迎えても現場の業務レベルが下がらないように仕事のやり方に変えていこうと思います。
